Oldal nyomtatása
Excel és MS Office - oktatóink írták
 
 
Tapasztalt oktatóink szakmai titkokba avatnak be minket olvasmányos cikkeikkel. Az Excel tippek mellett ezen az újonnan induló felületen is szeretnénk a tanulnivágyókat segíteni fejlődésükben. 
 
 
Hogyan tanulunk?
 
Sok résztvevőtől hallottam, hogy autodidakta módon képezte magát, mielőtt eljött egy általunk szervezett Excel továbbképzésre.
Ők azok az emberek, akik tanító vagy egyéb külső segítség nélkül önmagukat fejlesztik és tudásukat önállóan szerzik meg egy adott témában.
A tapasztalatok azt igazolják, hogy ez egy nagyszerű megoldás lehet egy bizonyos határig. Amíg csak egy-egy felmerülő kérdésre keresünk gyors választ, addig remekül működik ez a módszer.
 
Majd idővel eljön az a pont, amikor elkezdünk külső segítséget is igénybe venni.
Eljutunk az önirányított tanuláshoz, mely során a felnőtt ember a tanulást saját szükségleteinek a kielégítésére használja.
 
Önirányított tanulásról beszélünk akkor, ha a tanuló kezdeményezi a tanulást, ő határozza meg saját igényeit, kiválasztja a megfelelő stratégiát.
Az önirányított tanulás a felnőtt tanuló képessége a kritikai reflexióra és saját élethelyzetének megváltoztatására. Mondhatnánk azt is, hogy az önirányítottság belső erő, ami az egyén számára lehetővé teszi, hogy befogadja, elemezze azokat az új információkat, amelyek szükségessé teszik, hogy saját élethelyzetén változtasson, és ezt végre is tudja hajtani.
Aki továbbképzésre jelentkezik, az már felismerte, hogy az autodidakta módszer egy olyan problémamegoldás, ami az épp felmerült elakadásra biztosan választ ad, de további eszközöket nem biztosít.
 
 
Egy tanfolyam során a résztvevőink olyan oktatóktól tanulhatnak, akik nagy valószínűséggel találkoztak már a hozott problémával.
Mert hozzánk a problémákat és a megoldatlan feladatokat is el lehet hozni!
Az oktatóink menedzserei és információforrásai a tanfolyamainknak.Feltérképezik a hallgatók tudásszintjét, és stílusukat, tempójukat ehhez mérten alakítják. A képzések során egy olyan „szerszámosládát”, eszköztárat adunk át a résztvevőinknek, amit később felhasználhatnak a problémáik önálló megoldására, ezáltal a munkájuk – és a mindennapjaik - hatékonyabbá és gyorsabbá tételére is.
 
Láttuk az „AHA! élményt”, mikor valaki rájött, hogy az eddig 1-2 órás feladatát ezentúl akár feleannyi idő alatt is elvégezheti. Ráadásul megvan a „képes vagyok rá” sikerének élménye, ami a munkavégzés során elengedhetetlenül fontos.
 
Várjuk azokat, akik szeretnék megismerni azt a temérdek lehetőséget az Excelben és az MS Office-ban, aminek jelenleg csak töredékét használják. Azokat, akik szeretnének előrébb lépni, ismereteikben magabiztosabbá válni. Azokat a kíváncsi embereket, akikben ott motoszkál, a „lehet ennél jobban” hajtóerő, és azokat, akik motiváltak a fejlődésre.
 
Hivatkozás: Cserné Adermann, G. (2000). Az Önirányított tanulás. Tudás Menedzsment, 4-10.
 
Szavariné Antal Tünde
Viselkedéselemző, Excel képzési  asszisztens
 
 
Az első cikket Tatai István oktatónk és makróírás specialistánk írta. 

Időmegtakaritás Excellel?
- Az Excel automatizálásának lehetőségei -
 
Az Excel automatizálását minden olyan, gyakran visszatérő, időt rabló, vagy bonyolult szabályrendszerű feladatra lehet alkalmazni, ahol fontos a gyors és pontos eredmény. A program készítése egy egyszeri befektetés, amelynek megtérülési ideje mindössze néhány hónap.
A vállalkozásoknál sorra készülnek az Excel táblák, és kezdik önálló életüket élni, annak ellenére, hogy a cégek sok pénzt fektettek a vállalatirányítási rendszer vásárlásába. Ezek a táblák átjárást (interfészt) biztosítanak az új követelmények és a meglévő rendszer között, így biztosítják, hogy ne kelljen a vállalatirányítási vagy könyvelési rendszert módosítani, mert ez nagy költséggel járna, nem beszélve a hosszú megvalósulási időről.
Nézzünk egy aktuális, egyszerű példát: egy könyveléssel foglalkozó cég részére a megbízó megállapodás szerint leadja órás bontásban a dolgozók munkaidő-adatait, a hiányzásokat és a túlórát pedig az alábbi kódokkal jelölik: B (beteg), Ig (igazolatlan), To (túlóra). Ezeket a könyvelőprogram beolvassa és elkészíti a megfelelő elszámolást – így minden rendben van.
Egészen addig, amíg a megbízó cég nem vásárol egy újabb programot, amely a fenti esetekben más kódokat használ (pl. Bet., Igaz., Túl.), és az időadatok sem egész- vagy negyedórákban, hanem percekre bontva érkeznek meg, ráadásul úgy, hogy minden dolgozó külön munkalapon van, nem pedig egy táblában. Na, ilyenkor baj van.
A hirtelen megoldás az szokott lenni, hogy a könyvelők kézzel nekiállnak, cserélgetik a kódokat, másolgatják az adatokat, átalakítják az új formátumot valahogyan a korábbira. Ez rendkívül időigényes megoldás, és a hibázás lehetősége is igen magas. Egy ilyen táblázat átformálása a régi formátumra könnyen felemésztheti egy kolléga rengeteg munkaóráját. Ezekben az esetekben lehet kiváló megoldás az Excel automatizálása, programozása.
Fenti példánkban a programozás elvégzéséhez szükséges egyrészt az a táblázatformátum, ami a megbízótól érkezik, másrészt az a táblázatformátum, amely a könyvelő program számára szükséges, továbbá az a szabályrendszer, ami szerint az átalakítást el kell végezni.
Idézett példánkban a szabályok és tevékenységek tehát főbb vonalakban a következők lesznek:
  • össze kell gyűjteni az időadatokat a különböző munkalapokról egy összesítő lapra
  • konvertálni kell az időadatokat
  • konvertálni kell a kódokat
  • összegzéseket és ellenőrzéseket kell végezni a táblázatokon
Ezek időigénye egy egyedileg, a probléma célzott megoldására készített Excel program segítségével kevesebb mint 5 perc – szemben a kolléga számtalan ráfordított munkaórájával.
Az Excel további automatizálási lehetőségekkel is segíti egy cég dolgozóinak mindennapi munkáját:
  • adatrögzítés ellenőrzése bevitelkor, cellaszinten és összefüggések szerint
  • (pl. nem elfogadott időformátum, intervallumon kívüli adat, érkezésnél korábbi távozás esetén hibajelzést ad)
  • csak listából választható adat engedélyezése (a lista igény szerint bővíthető)
  • munkaidőadatok összegyűjtése, rendezése, túlóraszámítás, juttatások számítása
  • képzési naptár automatizálása figyelmeztetésekkel
  • több táblázat egyesítése vagy egy táblázat adatainak szétosztása több munkalapra vagy több file-ba
  • meglévő táblázat módosítása utáni automatikus újraképletezés
  • listák összehasonlítása, eltérések keresése, stb.
Az alábbi videóban három példafolyamatot mutatunk be. Három különböző komplexitású feladaton keresztül bemutatjuk a kiinduló helyzetet, valamint a kívánt eredményt is.
 
 
Tatai István
Excel oktató - Sämling